Même modèle, résultats opposés : ce que votre IA doit savoir de votre entreprise

Deux personnes utilisent la même IA, avec le même modèle. L’une obtient des réponses génériques, qu’elle réécrit à moitié. L’autre obtient des réponses justes du premier coup.

Prenons une même demande : « Relance le client pour le devis envoyé la semaine dernière. »

• Première réponse : « Bonjour, je me permets de revenir vers vous au sujet de notre proposition. N’hésitez pas à me faire part de vos questions. »
• Seconde réponse : « Suite au devis de rénovation envoyé le 21 septembre, je vous rappelle les deux options chiffrées, la validité de l’offre jusqu’au 15 octobre et le créneau de chantier réservé pour vous en novembre. »

L’exemple est inventé pour l’illustration. L’écart, je le constate à chaque accompagnement. Il tient à ce que l’IA a sous les yeux : qui vous êtes, comment vous travaillez, où sont vos informations.

Dans la plupart des PME que je rencontre, l’entreprise n’a pas encore choisi ses outils d’IA. Quelques salariés utilisent ChatGPT de leur côté, et réexpliquent l’entreprise à chaque nouvelle conversation. Ils obtiennent la première réponse, et concluent que l’IA ne sert pas à grand-chose.

Voici ce qu’il faut poser pour obtenir la seconde, dans l’ordre où je le pose chez mes clients.

Un collaborateur brillant à son premier jour. Tous les jours.

Pour qu’une nouvelle recrue soit utile dès sa première semaine, vous lui donnez quatre choses. Votre IA a besoin des mêmes.

1. Ses accès, ce sont les connecteurs : la boîte mail, l’agenda, le Drive, le CRM. Ce que l’IA peut voir.
2. Ses procédures, ce sont les skills : comment on fait un devis ici, comment on répond à telle demande.
3. Son dossier, c’est la base de connaissance : qui sont les clients, où sont les fichiers, ce qui a été décidé.
4. Son agenda, ce sont les routines : le point du lundi, la relance du jeudi, le bilan du vendredi.

Sans ces quatre choses, votre IA repart de zéro chaque matin, comme une recrue dont personne ne s’occupe.

Brique 1 : les connecteurs, ou l’IA qui voit ce que vous voyez

Chaque logiciel a désormais son IA : la messagerie, le CRM, le tableur, la visio, la comptabilité. Personne ne veut jongler entre dix.

Si vous n’avez pas encore choisi, choisissez une interface unique pour l’essentiel du travail, branchée sur tous vos outils. Claude et ChatGPT sont les plus accessibles pour démarrer. Prenez un compte professionnel, jamais un compte personnel. Dès qu’un salarié y dépose un CV ou un mail client, un compte personnel n’offre pas le cadre contractuel dont l’entreprise a besoin.

Un connecteur change la nature du travail. Sans connecteur, vous copiez un mail dans la fenêtre de chat, puis vous collez la réponse dans votre messagerie. Avec connecteurs, un dirigeant charge son relevé bancaire du mois : l’IA cherche dans sa boîte mail les factures correspondantes, signale celles qu’elle ne trouve pas, et prépare le tableau pour le comptable.

Premier réflexe : vérifiez ce que votre IA voit vraiment. En coaching, je trouve régulièrement une messagerie ou un Drive déconnecté sans que la personne le sache.

La règle du brouillon. Tant que vous découvrez un usage, l’IA ne fait partir aucun message seule. Elle rédige le brouillon, vous le relisez, vous l’envoyez. C’est la règle qui permet de brancher l’IA sur votre messagerie dès le premier jour, sans risque.

Brique 2 : les skills, écrire une fois ce que vous refaites chaque semaine

Un skill est une procédure écrite une fois, que l’IA suit chaque fois qu’on en a besoin. Une recette de cuisine : les ingrédients, les étapes, le résultat attendu.

Prenons une attestation que vous produisez chaque semaine à partir d’un modèle. Aujourd’hui, cinq étapes à la main : ouvrir le modèle, chercher les informations dans trois outils, remplir, relire, convertir en PDF.

Le skill tient en une page :

• Quand : « Quand on me demande une attestation. »
• Ce qu’il faut : le nom de la personne, le type d’attestation.
• Les étapes : retrouver le dossier, remplir le modèle, vérifier les trois mentions obligatoires.
• Le résultat : un PDF prêt à signer, rangé dans le dossier de la personne.

Ensuite, une phrase suffit, et le document arrive à relire.

C’est l’outil le plus simple à mettre en place, et le plus sous-utilisé. Quand il existe, il reste presque toujours dans le coin de la personne qui l’a écrit. Ma règle : toute tâche faite trois fois mérite un skill.

Au passage, la plupart des « agents » qu’on vous vend sont des skills bien ficelés. Un skill déroule des étapes que vous avez décrites. Un agent reçoit un objectif, des outils et un critère de réussite, et s’ajuste seul. Dans la grande majorité des cas, le skill suffit.

Brique 3 : la base de connaissance, le second cerveau de l’entreprise

C’est la brique qui fait passer de la première réponse à la seconde.

Ce que votre IA doit savoir de vous

Quel que soit votre métier, votre contexte tient en quatre cases.

1. Vous et votre activité : vos offres, vos clients, votre ton, votre charte.
2. Vos process : les modes d’emploi de vos tâches récurrentes. C’est aussi la matière première de vos futurs skills.
3. Vos outils : pour chacun, à quoi il sert, quand l’IA doit s’en servir, comment il est rangé.
4. Le contexte implicite : ce qui n’était écrit nulle part avant l’IA. Les décisions prises en réunion, qui on contacte par quel canal, ce qui s’est passé dans la journée.

Un second cerveau est un index

L’erreur classique consiste à tout recopier au même endroit. En deux semaines, le résultat dérive, parce que chaque information existe en double.

Un bon second cerveau dit où chaque information se trouve, comme une carte qui pointe vers le CRM, le Drive, la messagerie. Il ne contient que ce qui n’est écrit nulle part ailleurs.

Pour chaque type d’information, trois questions :

1. Où est sa source de vérité ? Si elle vit déjà dans un outil, vous pointez vers elle.
2. Qui s’en sert ? Plus il y a de lecteurs, plus les conventions doivent être écrites.
3. À quelle fréquence change-t-elle ? Le stable va dans le second cerveau. Ce qui bouge chaque jour reste dans l’outil dédié.

Le test d’une semaine

En m’installant en Corée, j’ai dû retourner deux fois au service des visas et passer deux heures à ma banque. Les conseillères étaient impliquées et compétentes. Il leur manquait les process à jour et l’historique des cas déjà traités. Cette information existait. Elle n’était rangée nulle part.

Votre IA vivra cette situation tous les jours si votre entreprise ne sait pas où est son information.

Le test : pendant une semaine, notez chaque « je vais demander » entendu dans l’entreprise. Au bout de sept jours, vous aurez sous les yeux la mémoire qui manque.

Par où commencer

Une seule fiche : votre Drive. Où on trouve quoi, et quelles conventions de rangement. Elle sert dès le jour même.

Ensuite, trois temps. Une première version en une à deux heures, avec ce qui est stable : votre activité, vos offres, la carte de vos outils. Deux à trois semaines d’usage pour trouver les frictions : « je ne sais pas où ranger ce fichier » signale un dossier ou une règle qui manque. Puis environ une heure par semaine d’entretien.

Ne centralisez pas tout d’un coup. Chaque nouveau cas d’usage devient un prétexte pour rassembler un morceau de votre donnée au même endroit. Le troisième projet va plus vite que le premier, parce que la structure est déjà là.

Une dernière règle. Les outils d’IA retiennent de plus en plus le contexte de votre entreprise au fil des échanges. Si cette mémoire vit chez l’éditeur, le jour où vous changez d’outil, vous repartez de zéro. Gardez votre mémoire d’entreprise dans un endroit que vous contrôlez et que vous pouvez exporter, et branchez les outils d’IA par-dessus.

Brique 4 : les routines, l’IA qui travaille sans que vous la lanciez

Une routine est une tâche que l’IA exécute seule, à heure fixe ou quand un événement se produit : un mail qui arrive, un fichier déposé, une réunion qui se termine.

Les routines règlent le problème qui tue tous les systèmes : l’entretien. Capturer une information prend dix secondes, la ranger prend une heure par jour. Personne ne tient cette heure. L’IA, si.

Quelques routines qui tournent chez moi :

• En fin de réunion, la réunion est transcrite et classée, et ses décisions et actions sont rangées au bon endroit.
• Chaque matin, la veille arrive résumée et rangée, avec un briefing de la journée.
• En fin de journée, un bilan de ce qui a été fait.

Jusqu’où laisser faire l’IA ? Je raisonne en cinq crans, de l’IA qui propose sans rien faire à l’IA qui agit sans même vous prévenir. Deux erreurs opposées : rester au premier cran par peur, et vous ne récupérez jamais de temps ; passer au dernier au bout de deux semaines parce que « ça a l’air de marcher ». Un usage monte d’un cran quand vous avez vu assez de ses résultats pour lui faire confiance.

Les quatre briques en action : comment j’ai fabriqué mon guide

Mon guide « IA & PME » de 68 slides est lui-même le produit de ces quatre briques.

La base de connaissance. Tout ce que j’ai écrit, lu et décidé depuis des mois est rangé dans mon second cerveau. Au 28 septembre : 182 posts LinkedIn avec leurs notes de travail, 72 fiches de veille, 95 articles de synthèse, 127 comptes rendus de réunion. Tout a été produit par mon travail quotidien, bien avant le guide. Quand j’ai décidé de l’écrire, la matière existait. Il fallait l’interroger.

Les skills. Mes règles de rédaction et ma méthode de production de contenu, écrites une fois, appliquées à chaque texte.

Les connecteurs. L’IA a lu mes posts déjà programmés dans mon outil de publication, et a monté la mise en page dans Figma.

Les routines. La veille qui tourne chaque matin depuis des mois a fourni les études citées.

L’IA a lu mes 182 posts pour en extraire les idées récurrentes, fouillé la veille pour trouver les études, proposé trois versions de la structure, rédigé et mis en page.

Ce que j’ai gardé : l’angle, la structure (j’ai tranché entre les trois versions), les arbitrages quand deux posts se contredisaient, et la vérification. L’IA m’a attribué une phrase que je n’avais jamais écrite : je l’ai retirée. Elle a aussi signalé qu’un chiffre que je citais depuis des mois n’avait pas de source vérifiable : je l’ai remplacé.

Temps de fabrication : une heure. Le second cerveau, lui, s’est rempli pendant des mois, au fil du travail quotidien, parce que les routines rangeaient à ma place.

Ce que je ferais dès lundi

1. Choisir une interface et un compte professionnel, puis vérifier ce qu’elle voit vraiment de vos outils.
2. Écrire la fiche de votre Drive : où on trouve quoi, et quelles conventions.
3. Lancer le test d’une semaine : chaque « je vais demander » noté.
4. Écrire un premier skill pour une tâche que vous avez faite trois fois ce mois-ci.

Cet article reprend la première partie de mon guide « IA & PME : les fondations à poser avant 2027 » (68 slides, gratuit), complétée par le pilier données : télécharger le guide.

Pour aller plus loin sur la base de connaissance : mon guide complet sur le second cerveau.