« On refait chaque devis et chaque propale de zéro. »
La situation
Vous produisez régulièrement des présentations, pour des prospects ou pour des clients, et vous y passez beaucoup de temps. Or dans la réalité, 50, 60, 70 % de ces documents, c'est de la reformulation : vous avez déjà écrit ces éléments cinq, dix, quinze fois dans les documents précédents.
Ça vaut aussi pour la documentation et les dossiers que vous produisez pour vos clients. Je le vois chez des traiteurs qui passent plusieurs heures par devis à deux personnes, chez des industriels dont la documentation qualité est standard à 80 % et refaite intégralement à chaque dossier, dans des cabinets de conseil qui répondent à des appels d'offres en réécrivant ce qu'ils ont déjà écrit dix fois.
Les trois temps
- Ingérer. Vos propales et vos livrables passés entrent dans un pipeline unique, quel que soit l’endroit où ils vivent aujourd’hui.
- Structurer. On en extrait toujours la même grille : l’industrie du client, sa problématique, la solution proposée, le prix, les interlocuteurs, les études de cas mises en avant. Cette base devient consultable et exploitable.
- Produire. Le commercial ou le consultant décrit les éléments macro qu’il veut inclure. Le système référence ce qui a déjà été écrit, le reformule et l’adapte au contexte du prospect.
Ce que ça change
- Vous partez d’une base au lieu d’une page blanche, et il reste à ajuster.
- Ce qui marchait dans une propale précédente ne se perd plus en route.
- Si vous branchez les deux bouts, prospect et client, le système intègre automatiquement des études de cas pertinentes et spécifiques, issues de vos anciens clients.
Ce qui fait que ça tient
Les deux moitiés se nourrissent l’une l’autre. Le commercial et la production ne sont pas deux systèmes séparés. Avec les deux, vous associez les bonnes études de cas au bon prospect : vous croyez construire une bibliothèque de modèles, vous construisez un moteur de recommandation.
La grille est le livrable, pas les modèles. Elle dépend de votre activité et se pose une fois. Une grille juste avec des modèles moyens fonctionne ; l’inverse ne fonctionne pas.
Votre critère de succès : une problématique déjà traitée ne se retraite pas. Si vous vous surprenez à réécrire quelque chose, la boucle est cassée quelque part.
Les outils
Trois briques. Un endroit pour la bibliothèque, avec une recherche qui fonctionne sur le sens et pas seulement sur les mots exacts, sinon la boucle ne se referme jamais. Un moteur d’extraction qui applique la grille. Un générateur de documents branché sur vos modèles.
Pas d’outil particulier à recommander sur ce cas. Si vous produisez déjà tout dans une suite bureautique, restez-y : le gain est dans la boucle, pas dans le format de sortie.
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