« Je ressaisis à la main ce qui est déjà écrit sur le document. »
La situation
Un document arrive. Quelqu'un l'ouvre, lit les informations dessus, et les retape dans un autre outil. C'est le cas d'usage le plus ingrat qui existe, et il est absolument partout.
Le cas le plus commun, ce sont les factures fournisseurs, à saisir dans l'ERP. Mais c'est la même chose pour les devis et les bons de commande signés que vos clients vous renvoient, et pour les documents administratifs qu'on vous transmet dans un dossier. À chaque fois, l'information est déjà écrite, on la retape. C'est du temps, et c'est surtout là que se glissent les fautes de frappe que personne ne verra avant trois mois.
Les trois temps
- Centraliser l’arrivée. Tous les documents d’un même type convergent vers un seul point : une adresse mail dédiée, ou un dossier sur le Drive.
- Extraire. L’OCRisation lit le document et en sort les informations clés, définies par type de document.
- Reporter et ranger. Les informations partent dans l’outil de destination, l’ERP le plus souvent, et le document est rangé au bon endroit avec le bon nom.
Ce que ça change
- Personne ne retape ce qui est déjà écrit.
- Les erreurs de saisie disparaissent sur les documents standards.
- Les documents sont rangés et nommés au moment où ils arrivent, donc retrouvables.
Ce qui fait que ça tient
Deux branches, pas une. Les documents standards, lisibles et complets, passent tout seuls. Ceux dont le format varie ou dont la lisibilité est mauvaise partent dans une seconde branche, avec une relecture humaine avant enregistrement. Chercher à traiter les deux avec la même chaîne, c’est se condamner à la surveiller en permanence.
Centraliser l’arrivée avant de construire quoi que ce soit, même à la main au début. Tant que les documents arrivent par cinq chemins différents, vous n’automatisez pas une chaîne, vous en automatisez cinq.
Le système est simple sur le papier. C’est la mise en pratique qui demande du travail, et elle varie beaucoup selon les cas de figure.
Les outils
Deux familles. Les outils de gestion documentaire, qui font l’extraction et l’archivage, pertinents quand le volume est régulier et les formats stables. Et l’approche sur mesure, un moteur de workflows plus un modèle capable de lire un document, quand les cas sont trop particuliers pour un produit du marché.
Sur cette seconde voie, celui que j’utilise pour la lecture de documents, c’est Mistral.
Le critère de choix entre les deux familles, c’est le nombre de types de documents, pas le volume.
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